STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

Identificación de los stakeholders del proyecto y expectativas de los mismos a la hora de construir nuestras estrategias de comunicación

Cualquier acto comunicativo es parte esencial de nuestra vida, por ende la sociedad actual requiere de diferentes competencias y habilidades para alcanzar un entendimiento, comprensión, dialogo e interacción entre dos o más individuos. Para Anthony Robbins, la comunicación es una faceta importante en la vida de toda persona. Dicho acto comunicativo gira en torno a una información, un mensaje o una idea.

El aspecto comunicativo en un proyecto es fundamental, siendo necesario el reconocimiento e interacción con cada una de las partes interesadas, en otras palabras, con los stakeholders. Definiendo como proyecto, aquel que satisface los requisitos de un grupo humano concreto, a través de los participantes, quienes conforman las capas gerenciales de una empresa (Fernando Hurtado, 2011).

Para la identificación de los stakeholders, inicialmente se establece qué es lo que se quiere alcanzar, cuál es la tarea y hacia a quién va ir dirigida. Es importante usar un lenguaje adecuado, con el fin de transmitir claramente lo que se espera alcanzar con el proyecto, haciendo entender cuál es el objetivo final y evitando cualquier intento de fracaso; posteriormente se conquista la atención, se construyen mensajes sin intermediarios y se dirigen campañas de comunicación. 

Según la guía del PMBoK (2013), los procesos en la gestión de la comunicación de un proyecto durante su ejecución y resultado, deben asegurar diversos aspectos de la información para que ésta sea oportuna, adecuada y eficaz; aspectos tales como: 

• Recopilación 
• Creación 
• Distribución 
• Almacenamiento 
• Recuperación 
• Gestión 
• Control 
• Monitoreo 
• Disposición final 

Imagen No. 1

A partir de las necesidades y de los requisitos particulares del proyecto, se desarrolla un enfoque y un plan de comunicación, para transmitir la información tanto a los interesados como a las organizaciones activas disponibles. Los procesos de la gestión crean, recopilan, distribuyen, almacenan, recuperan y realizan con la información la disposición final del proyecto. Durante el ciclo de vida del proyecto, se monitorea y se controla la comunicación, con el fin de satisfacer las necesidades de la información de los interesados, es decir, de los stakeholders.

Existen diferentes dimensiones potenciales para los stakeholders con el fin de que el interlocutor se centre en las necesidades del proyecto y en las habilidades de comunicación, habilidades como la escucha de manera activa y eficaz, el examen y el cuestionamiento de las ideas o situaciones de mejor comprensión, la eficiencia, la investigación de los hechos, la persuasión ya sea de personas u organizaciones, la motivación que crea estímulo y confianza, la orientación de la mejora del desempeño para alcanzar resultados, la negociación para alcanzar acuerdos entre las partes, la resolución de conflictos previniendo el impacto negativo y el reconocimiento de los próximos pasos.

                                                                                                                                           Imagen No. 2

Ahora bien, para los Project managers referenciados posteriormente, los stakeholders son parte fundamental en los procesos de la comunicación, durante su planificación, gestión y/o control, tal es el ejemplo de Lorena Casal (2006) quién hace alusión al éxito del proyecto a partir de la identificación tanto de los stakeholders (personas u organizaciones) como de la documentación, a través de la información, la participación y el impacto, posibilitando la mimetización del lenguaje, la identificación de canales, la actuación y el alineamiento en el pensamiento. Para Mary Ann, Crow PMP (2009), los stakeholders deben planear, ejecutar, monitorear y controlar la comunicación y por ende la información, manejando las expectativas a través de la gestión de la comunicación. Allí, es relevante el discernimiento de las necesidades contrapuestas, evitando el conflicto a través de la empatía, ubicándose en el lugar del otro y personalizándose de ese lugar, aceptando diversas posturas, evitando herir susceptibilidades, tomando decisiones entre todos los miembros del equipo, tratando tanto a clientes internos como externos, y a su vez, identificando a los interesados y los intereses, así como las expectativas y la influencia con el fin de definir el alcance (J. Davidson Frame, 2005).

                                                                                                                                             Imagen No. 3

Los stakeholders pueden ser impactados tanto positiva como negativamente en los términos del proyecto, también pueden ganar o perder lo cual conlleva al éxito o al fracaso, poseen distintos niveles de autoridad afectando la influencia del proyecto y los entregables, además son afectados por el resultado del proyecto. 

Para identificar a los stakeholders de acuerdo a la guía del PMBoK (2013), existen dos salidas en la toma de decisiones correctas, teniendo en cuenta información actualizada, completa y de calidad:

                                                                                                                                         Imagen No. 4

En el análisis de los stakeholders como anteriormente se había referenciado, es necesario definir el lugar dónde van a trabajar y las funciones que van a realizar.

Los stakeholders son individuos, grupos u organizaciones que aportan recursos, conocimientos y una reacción tanto positiva como negativa del proyecto, identificando su papel ya sea como patrocinador, equipo, competidor o consultor, a través de sus decisiones, recursos y experiencia (José Andrés Ocaña, 2013). Es de suma importancia identificar el impacto, el interés y valorar la influencia del éxito del proyecto, evitando conflictos de interés entre los stakeholders, tomando decisiones de acuerdo al grado de implicación y estableciendo la estrategia para el objetivo con unos indicadores de poder. 

Para Fernando Hurtado (2011), es necesario identificar como grupo de personas a los clientes, usuarios, patrocinadores, equipo de proyecto, público y organización ejecutante, quienes de manera directa o indirecta, desarrollan e implementan el entorno del proyecto, en donde los stakeholders tienen la percepción de éste, tanto objetiva como subjetiva. Los stakeholders participan en la identificación y definición de los requisitos del alcance del proyecto, cubriendo las necesidades (Sols Rodríguez Candela et al, 2013). 

Posteriormente de la identificación de los stakeholders, es relevante diseñar unas estrategias de comunicación, en donde esas estrategias sean consistentes, presentando diversas conclusiones y a su vez un marco de referencia del proyecto. Las estrategias también deben ser viables, utilizando los recursos disponibles y el tiempo determinado. Su efectividad logra los objetivos propuestos, ya sean específicos, medibles, alcanzables, realistas o acordes al tiempo. La estrategia busca resolver los diferentes problemas de la comunidad, presentando conclusiones, métodos, técnicas y medios de comunicación.  

En cuanto a estos medios comunicativos para la actual sociedad, las redes sociales y las herramientas 2.0, están siendo un gran fenómeno social, que conlleva a la revolución de las nuevas tecnologías de forma interna, externa o mixta, dando valor a los clientes, trabajadores y participantes. La era digital tiene aspectos técnicos, metodológicos y de formas tanto sociales como comportamentales (Caveller y otros, 2014). Las nuevas tecnologías ofrecen relaciones de poder a través de distintos movimientos sociales.

Por lo anterior, la estrategia de la comunicación es esencial para las organizaciones complejas de los proyectos simultáneos, asegurando un poder, una influencia y un interés en la identificación de los involucrados y participantes en donde se genere, se distribuya, se almacene y se disponga de la información del proyecto, realizando una conexión a su vez con los miembros y las ideas (Alfonso Bucero, 2013). Para Joana Calaf et al (2012), la estrategia de la comunicación permite identificar los requerimientos, abordar las necesidades y buscar un equilibrio entre las distintas restricciones tales como el alcance, el calendario, el presupuesto y la calidad. Finalmente los antecedentes culturales y organizacionales, los niveles de experiencia y las perspectivas e intereses, son aspectos relevantes para la estrategia de la comunicación entre los stakeholders. 

23/03/19

Bogotá, Colombia

Elaborado por Claudia P. Arias F.

Lic. en Lengua Castellana e Inglés, UAN, Colombia

Magister en Dirección y Gestión de proyectos, IMF/Universidad Camilo José Cela, España

Interventora y auditora de proyectos, POLITÉCNICO de Colombia 

(Patirke Franco)

livesandworlds@gmail.com

Bibliografía 

• El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK®.: Wuttke T, Snijders P, Zandhuis. Van Haren 

• Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos.: 5ª ed. (Guía del PMBOK®). Project Management Institute (PMI®) 

• Gestión de proyectos. Elementos básicos a tener en cuenta como punto de partida para realizar eficazmente su proyecto.: Casal Otero, L. Ideas propias Editorial 

• La nueva dirección de proyectos. herramientas para una era de cambios rápidos. : Davidson Frame J. Ediciones Granica S.A. 

• Gestión de proyectos con mapas mentales. Volumen II.: Andrés Ocaña J. Club Universitario 

• Gestión integral de proyectos.: Sols Rodríguez-Candela A, Fernández Fernández I, Romero Yacobi J. Universidad Pontífica Comillas 

• La dirección de proyectos: una nueva visión.: Bucero Torres A. Ediciones Díaz de Santos 

• Estrategias y gestión de la comunicación online y offline. : Cavaller V, Pedraza R, Codina Ll, Sánchez-Añón S.Editorial UOC 

• Gestión con éxito de proyectos de transformación.: Joana Calaf JM, Gracia Escoriza R, García Ortín A. Profit Editorial 

• Imagenes creadas por Claudia P. Arias F.,  Marzo de 2019, Bogotá, Colombia