CICLO DE COMPRAS Y SUS FASES

Todo proyecto cuenta con una planificación de adquisiciones, dando relevancia a los proveedores (vendedores, suplidores, contratistas, compañías externas), quienes con su experiencia facilitan los productos, bienes y servicios que el proyecto requiere durante su ejecución.

Por lo anterior, según la guía del PMBoK, los proveedores quienes forman parte del equipo del proyecto deben adjudicar y gestionar determinadas adquisiciones, realizar propuestas y grupos de procesos para la ejecución del proyecto, conectarse con los procesos de monitoreo y control, proporcionar distintos componentes y lograr de esta manera un desempeño y una aceptación del entregable. Horine (2010) menciona que, para que exista una adecuada gestión de adquisiciones, debe existir una solida gestión de proyectos, en donde exista una visión polifacética de los proveedores hacia los entregables a través de una evaluación, selección, relación y control.  

Ahora bien, en la gestión integral de proyectos la relación entre el proveedor (vendedor) y el socio del negocio (organizaciones externas) con la empresa, en la que se lleva a cabo el proyecto, es de suma importancia para el comprador, teniendo en cuenta que a partir de esta relación aparece el proceso de certificación, aportando altos grados de experiencia y realizando actividades fundamentales para el proyecto tales como instalación, personalización, capacitación y apoyo. Guerra et al (2007), hace hincapié en el rol del vendedor y del comprador, en donde el vendedor es quien asemeja el subcontrato a una compra, es decir, el subcontratista y el comprador (Project manager) es el responsable del proyecto, el cual tiene la habilidad de elaborar, comprender y gestionar los contratos de adquisición teniendo idea de temas legales, contractuales y de negociación, Echeverria (2013).

Considerando lo anterior, las actividades ejecutadas en la gestión integral de proyectos, más específicamente en la gestión de adquisiciones, son organizadas de forma secuencial de acuerdo con cada función, que es a lo que normalmente se le conoce como ciclo de compras. En este ciclo las actividades son sometidas a una retroalimentación, la cual es objeto de mejora, incluyendo entradas que dan lugar a salidas determinadas por su valor, refiriéndose a un proceso en sí mismo, donde su carácter es único, contando con un inicio y un final establecido, similar a la gestión por procesos (Guerra et al, 2007 y Echeverria, 2013). No obstante Echeverria (2013), de acuerdo a la quinta Edición de la guía del PMBoK, menciona cuatro procesos que se deben diferenciar y que se encuentran dentro de la gestión del contrato, las cuales realizan un control de cambios, desarrollando y administrando los contratos a través de las organizaciones externas en donde el comprador adquiere los entregables del proyecto y el vendedor que sería la organización ejecutora, administra las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato, tales como la planificación de la gestión de adquisiciones, el efectuar las adquisiciones, el controlar las adquisiciones y el cerrar las adquisiciones.

Fases del ciclo de compras

En la gestión integral de proyectos, el ciclo de compras (mencionado en la parte superior), cuenta con diez fases, entre ellas, se encuentra el plan de compras, la selección preliminar de proveedores, la elaboración de documentos de compras, la invitación a ofertar, la adjudicación, la emisión del pedido, el seguimiento y vigilancia (Expediting), la recepción, el almacenamiento y por último la aprobación y pago de la factura del proveedor. A lo largo del ciclo de compras se evidencia en cada fase la importancia y relevancia de los proveedores en cada una de ellas y cómo cada una de éstas debe enlazarse con la anterior y posterior, para cumplir con los entregables que requiere el proyecto.

La primera fase hace referencia al plan de compras, perteneciente al proceso de planificación y por ende deudora del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). En esta fase se detallan las necesidades del aprovisionamiento, incluyendo los diferentes elementos adquiridos fuera de la organización. Allí se analiza y se evalúa la entrega de los pedidos con sus respectivas fechas, estableciendo de esta manera un plazo de aprovisionamiento del entregable (Lead Time) y ofreciendo a su vez un programa de aprovisionamiento a la fase posterior (Procurement Schedule), es decir, que, en esta fase, se definen los trabajos y se planifican las actividades con unos tiempos determinados.

A partir de ahí, en el plan de gestión de las adquisiciones, se realiza una selección preliminar para los proveedores (vendedores, es decir, grupo de procesos de ejecución del proyecto), considerándose ésta, como una salida en el ciclo de compras. En esa selección, se da apertura a las propuestas, es decir, se invita a ofertar. Allí los distintos expertos se reúnen para hacer las revisiones adecuadas tanto del material como del contenido en cada una de las actividades. La empresa a su vez analiza los diversos planteamientos por parte de los proveedores, evaluando las estimaciones allí ofrecidas, las propuestas más rentables para el proyecto, con el fin de analizar los requisitos reglamentarios aplicables de las compras especificadas. En ese sentido, los precios ofertados deben ser garantes y rentables para la empresa y para el proyecto, contemplando el presupuesto planteado para la ejecución de éste, tanto en el presente como en su futuro.

Cuando el proveedor postulado cumple con los requisitos para la selección, se inicia la estipulación de las condiciones del mercado en un documento, con el fin de realizar la adjudicación del contrato a favor de las determinadas adquisiciones, elaborando así, los documentos de compras, es decir, los contratos, donde se establecen las descripciones del producto, las totalidades de los entregables con sus respectivas fechas, así mismo las legalidades, garantías y penalizaciones en caso de incumplimiento. En este orden de ideas, se procede posteriormente a la emisión del pedido, a través de elementos que se adquieren fuera de la organización y dentro del programa, estableciendo de esta manera un seguimiento y vigilancia (Expediting) durante el ciclo de compras.

Finalmente, los proveedores deben ofrecer garantías en la calidad del producto, fechas que estipulen el plazo de entrega y requisitos ambientales para los entregables, con el fin de que el comprador sienta satisfacción con éste, recalcando, la importancia de tener en cuenta las condiciones de entrega, los derechos de propiedad y diversos aspectos legales. Haciendo hincapié en que, el almacenamiento de los productos, la aprobación y pago de la factura del proveedor, es responsabilidad de la empresa y por ende del comprador (Project manager), quien en ultimas, es el responsable del proyecto, Guerra et al (2007).

07/02/19

Bogotá, Colombia

Elaborado por Claudia P. Arias F.

Lic. en Lengua Castellana e Inglés, UAN, Colombia

Magister en Dirección y Gestión de proyectos, IMF/Universidad Camilo José Cela, España

Interventora y auditora de proyectos, POLITÉCNICO de Colombia 

(Patirke Franco)

livesandworlds@gmail.com

BIBLIOGRAFÍA

Ø  Estrategias avanzadas de compras y aprovisionamientos: Lean Buying y Outsourcing. : Casanovas A. Barcelona. Profit Editorial

Ø  Gestión de compra, negociación y estrategias de aprovisionamiento.: Martínez E. 5ª ed. Madrid Fundación Confemetal

Ø  Gestión de compras en la empresa.: Errasti A. Madrid Pirámide

Ø  Gestión integral de proyectos.: Guerra L, Coronel A, Martínez de Irujo L, Llorente S.Madrid Confemetal

Ø  Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK).: Project Management Institute. 5ª ed. Project Management Institute

Ø  La logística en la empresa, fundamentos y tecnologías de la información y de la comunicación.: Castán JM, Núñez A, Cabañero CF.Madrid Pirámide

Ø  Liderazgo en la función de compras.: Revista Gestión de Compras: la revista de los profesionales de compras, aprovisionamientos y gestión de materiales. Rodríguez G.2011

Ø  Manual imprescindible de gestión de proyectos.: Horine GM. Edición revisada y actualizada. Anaya

Ø  Manual para Project managers. Cómo gestionar proyectos con éxito.: Echeverría D. 2ª ed. Wolters Kluwer España