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CICLO DE COMPRAS Y SUS FASES
Todo proyecto cuenta con una planificación
de adquisiciones, dando relevancia a los proveedores (vendedores, suplidores,
contratistas, compañías externas), quienes con su experiencia facilitan los
productos, bienes y servicios que el proyecto requiere durante su ejecución.
Por lo anterior, según la guía
del PMBoK, los proveedores quienes forman parte del equipo del proyecto deben adjudicar
y gestionar determinadas adquisiciones, realizar propuestas y grupos de
procesos para la ejecución del proyecto, conectarse con los procesos de monitoreo
y control, proporcionar distintos componentes y lograr de esta manera un
desempeño y una aceptación del entregable. Horine (2010) menciona que, para que
exista una adecuada gestión de adquisiciones, debe existir una solida gestión
de proyectos, en donde exista una visión polifacética de los proveedores hacia los
entregables a través de una evaluación, selección, relación y control.
Ahora bien, en la gestión integral
de proyectos la relación entre el proveedor (vendedor) y el socio del negocio
(organizaciones externas) con la empresa, en la que se lleva a cabo el proyecto,
es de suma importancia para el comprador, teniendo en cuenta que a partir de
esta relación aparece el proceso de certificación, aportando altos grados de
experiencia y realizando actividades fundamentales para el proyecto tales como
instalación, personalización, capacitación y apoyo. Guerra et al (2007), hace hincapié
en el rol del vendedor y del comprador, en donde el vendedor es quien asemeja
el subcontrato a una compra, es decir, el subcontratista y el comprador (Project
manager) es el responsable del proyecto, el cual tiene la habilidad de
elaborar, comprender y gestionar los contratos de adquisición teniendo idea de
temas legales, contractuales y de negociación, Echeverria (2013).
Considerando lo anterior, las
actividades ejecutadas en la gestión integral de proyectos, más específicamente
en la gestión de adquisiciones, son organizadas de forma secuencial de acuerdo
con cada función, que es a lo que normalmente se le conoce como ciclo de
compras. En este ciclo las actividades son sometidas a una retroalimentación,
la cual es objeto de mejora, incluyendo entradas que dan lugar a salidas determinadas
por su valor, refiriéndose a un proceso en sí mismo, donde su carácter es único,
contando con un inicio y un final establecido, similar a la gestión por
procesos (Guerra et al, 2007 y Echeverria, 2013). No obstante Echeverria (2013), de acuerdo a
la quinta Edición de la guía del PMBoK, menciona cuatro procesos que se deben
diferenciar y que se encuentran dentro de la gestión del contrato, las cuales realizan
un control de cambios, desarrollando y administrando los contratos a través de
las organizaciones externas en donde el comprador adquiere los entregables del proyecto
y el vendedor que sería la organización ejecutora, administra las obligaciones
contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato,
tales como la planificación de la gestión de adquisiciones, el efectuar las
adquisiciones, el controlar las adquisiciones y el cerrar las adquisiciones.
Fases
del ciclo de compras
En la gestión integral de proyectos,
el ciclo de compras (mencionado en la parte superior), cuenta con diez fases,
entre ellas, se encuentra el plan de compras, la selección preliminar de
proveedores, la elaboración de documentos de compras, la invitación a ofertar, la adjudicación, la emisión del
pedido, el seguimiento y vigilancia (Expediting), la recepción,
el almacenamiento y por último la
aprobación y pago de la
factura del proveedor. A lo largo del ciclo de
compras se evidencia en cada fase la importancia y relevancia de los proveedores
en cada una de ellas y cómo cada una de éstas debe enlazarse con la anterior y
posterior, para cumplir con los entregables que requiere el proyecto.
La primera fase hace referencia
al
plan de compras, perteneciente al proceso de planificación y por ende
deudora del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). En esta fase se detallan las
necesidades del aprovisionamiento, incluyendo los diferentes elementos
adquiridos fuera de la organización. Allí se analiza y se evalúa la entrega de
los pedidos con sus respectivas fechas, estableciendo de esta manera un plazo
de aprovisionamiento del entregable (Lead Time) y ofreciendo a su vez un
programa de aprovisionamiento a la fase posterior (Procurement Schedule), es
decir, que, en esta fase, se definen los trabajos y se planifican las actividades
con unos tiempos determinados.
A partir de ahí, en el plan
de gestión de las adquisiciones, se realiza una selección preliminar para
los proveedores (vendedores, es decir, grupo de procesos de ejecución del
proyecto), considerándose ésta, como una salida en el ciclo de compras. En esa selección,
se
da apertura a las propuestas, es decir, se invita a ofertar. Allí los distintos
expertos se reúnen para hacer las revisiones adecuadas tanto del material como del
contenido en cada una de las actividades. La empresa a su vez analiza los
diversos planteamientos por parte de los proveedores, evaluando las estimaciones
allí ofrecidas, las propuestas más rentables para el proyecto, con
el fin de analizar los requisitos reglamentarios aplicables de las compras
especificadas. En ese sentido, los precios ofertados deben ser garantes y rentables
para la empresa y para el proyecto, contemplando el presupuesto planteado para
la ejecución de éste, tanto en el presente como en su futuro.
Cuando el proveedor
postulado cumple con los requisitos para la selección, se inicia la estipulación
de las condiciones del mercado en un documento, con el fin de realizar la adjudicación del contrato a favor de las determinadas
adquisiciones, elaborando así, los documentos de compras, es decir, los contratos, donde
se establecen las descripciones del producto, las totalidades de los
entregables con sus respectivas fechas, así mismo las legalidades, garantías y
penalizaciones en caso de incumplimiento. En este orden de ideas, se procede
posteriormente a la emisión del pedido, a través de elementos que se
adquieren fuera de la organización y dentro del programa, estableciendo de esta
manera un seguimiento y vigilancia (Expediting) durante el
ciclo de compras.
Finalmente, los proveedores
deben ofrecer garantías en la calidad del producto, fechas que estipulen el plazo
de entrega y requisitos ambientales para los entregables, con el fin de que el
comprador sienta satisfacción con éste, recalcando, la importancia de tener en
cuenta las condiciones de entrega, los derechos de propiedad y diversos
aspectos legales. Haciendo hincapié en que, el almacenamiento de los
productos, la aprobación y pago de la factura del proveedor, es
responsabilidad de la empresa y por ende del comprador (Project manager), quien
en ultimas, es el responsable del proyecto, Guerra et al (2007).
07/02/19
Bogotá, Colombia
Elaborado por Claudia P. Arias F.
Lic. en Lengua Castellana e Inglés, UAN,
Colombia
Magister en Dirección y Gestión de
proyectos, IMF/Universidad Camilo José Cela, España
Interventora y auditora de proyectos, POLITÉCNICO
de Colombia
(Patirke Franco)
livesandworlds@gmail.com
BIBLIOGRAFÍA
Ø Estrategias
avanzadas de compras y aprovisionamientos: Lean Buying y Outsourcing. :
Casanovas A. Barcelona. Profit Editorial
Ø Gestión
de compra, negociación y estrategias de aprovisionamiento.: Martínez E. 5ª ed.
Madrid Fundación Confemetal
Ø Gestión
de compras en la empresa.: Errasti A. Madrid Pirámide
Ø Gestión
integral de proyectos.: Guerra L, Coronel A, Martínez de Irujo L, Llorente
S.Madrid Confemetal
Ø Guía
de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK).: Project
Management Institute. 5ª ed. Project Management Institute
Ø La
logística en la empresa, fundamentos y tecnologías de la información y de la
comunicación.: Castán JM, Núñez A, Cabañero CF.Madrid Pirámide
Ø Liderazgo
en la función de compras.: Revista Gestión de Compras: la revista de los profesionales
de compras, aprovisionamientos y gestión de materiales. Rodríguez G.2011
Ø Manual
imprescindible de gestión de proyectos.: Horine GM. Edición revisada y
actualizada. Anaya
Ø Manual
para Project managers. Cómo gestionar proyectos con éxito.: Echeverría D. 2ª
ed. Wolters Kluwer España
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