17/4/19
6/4/19
UNA EDUCACIÓN DE CALIDAD
EL VALOR DE LA EDUCACIÓN
En cada despertar hay una bendición y en cada anochecer un agradecimiento....
Aunque la educación hoy en día
gire en torno a unos estándares y lineamientos, puede romper esquemas y
paradigmas e ir mucho más allá; valorando cada palabra, cada movimiento y cada
gesto, para convertir cualquier frase, pensamiento e idea en un momento maravilloso
y esplendido; generadora de cambios, sensaciones y emociones; llegando a un
nivel de satisfacción y alegría, mejorando de esta manera la calidad de vida.
Después de varios años de
experiencia, he comprobado que cada día trae consigo un nuevo aprendizaje, que
sin importar la ciencia que se maneje, existen diversas circunstancias que
generan en el individuo sensaciones nuevas.
Hay una sed infinita de aprendizaje,
de evolución, emprendimiento, ganas de salir adelante y lograr alcanzar metas
jamás imaginables. Cada ser humano guarda en su interior un tesoro, que aunque
oculto y seguro, será descubierto y
explotado.
Valorar la vida es prácticamente
proporcional a despertar, sentir, respirar y disfrutar cada día tan
intensamente, que al caer la noche se siente la fortuna de haber tenido la oportunidad
de esa bendición regalada en el caluroso amanecer, sin importar los obstáculos
que se hayan presentado en medio del dolor o de la alegría y sin importar lo
que pueda suceder después.
Saber que la presencia del
docente causa una emoción exorbitante en el estudiante, donde existe una lucha por salir adelante, por soportar las
circunstancias y aun así por tener esa sed de aprendizaje, que en cierta medida
lo distrae de su realidad. Corazones enriquecidos de sentimientos y mentes lucradas
de pensamientos.
No es una educación que obliga a
responder por unas actividades determinadas y menos una educación cuantitativa,
que se guía por un número, dejando a un lado un proceso. Es una educación que
rompe modelos, normas, que suscita, que genera cambio, que valora cada palabra
y cada acción, que transforma vidas, mundos y que a través de una comunicación
ya sea escrita, verbal o kinésica, transmite un mensaje valioso no solo para el
estudiante sino para su entorno.
Una educación que llena, transforma y motiva.
06/04/19
Bogotá, Colombia
Elaborado por Claudia P. Arias F.
Lic. en Lengua Castellana e Inglés, UAN,
Colombia
Magister en Dirección y Gestión de
proyectos, IMF/Universidad Camilo José Cela, España
Interventora y auditora de proyectos, POLITÉCNICO
de Colombia
(Patirke Franco)
livesandworlds@gmail.com
23/3/19
STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
Identificación de los stakeholders del proyecto y expectativas de los mismos a la hora de construir nuestras estrategias de comunicación
Cualquier acto comunicativo es parte esencial de nuestra vida, por ende la sociedad actual requiere
de diferentes competencias y habilidades para alcanzar un entendimiento, comprensión, dialogo e
interacción entre dos o más individuos. Para Anthony Robbins, la comunicación es una faceta
importante en la vida de toda persona. Dicho acto comunicativo gira en torno a una información, un
mensaje o una idea.
El aspecto comunicativo en un proyecto es fundamental, siendo necesario el reconocimiento e
interacción con cada una de las partes interesadas, en otras palabras, con los stakeholders.
Definiendo como proyecto, aquel que satisface los requisitos de un grupo humano concreto, a través
de los participantes, quienes conforman las capas gerenciales de una empresa (Fernando Hurtado,
2011).
Para la identificación de los stakeholders, inicialmente se establece qué es lo que se quiere alcanzar,
cuál es la tarea y hacia a quién va ir dirigida. Es importante usar un lenguaje adecuado, con el fin de
transmitir claramente lo que se espera alcanzar con el proyecto, haciendo entender cuál es el
objetivo final y evitando cualquier intento de fracaso; posteriormente se conquista la atención, se
construyen mensajes sin intermediarios y se dirigen campañas de comunicación.
Según la guía del PMBoK (2013), los procesos en la gestión de la comunicación de un proyecto
durante su ejecución y resultado, deben asegurar diversos aspectos de la información para que ésta
sea oportuna, adecuada y eficaz; aspectos tales como:
- Recopilación
- Creación
- Distribución
- Almacenamiento
- Recuperación
- Gestión
- Control
- Monitoreo
- Disposición final
Imagen No. 1
A partir de las necesidades y de los requisitos particulares del proyecto, se desarrolla un enfoque y un plan de comunicación, para transmitir la información tanto a los interesados como a las organizaciones activas disponibles. Los procesos de la gestión crean, recopilan, distribuyen, almacenan, recuperan y realizan con la información la disposición final del proyecto. Durante el ciclo de vida del proyecto, se monitorea y se controla la comunicación, con el fin de satisfacer las necesidades de la información de los interesados, es decir, de los stakeholders.
Existen diferentes dimensiones potenciales para los stakeholders con el fin de que el interlocutor se
centre en las necesidades del proyecto y en las habilidades de comunicación, habilidades como la
escucha de manera activa y eficaz, el examen y el cuestionamiento de las ideas o situaciones de
mejor comprensión, la eficiencia, la investigación de los hechos, la persuasión ya sea de personas u
organizaciones, la motivación que crea estímulo y confianza, la orientación de la mejora del
desempeño para alcanzar resultados, la negociación para alcanzar acuerdos entre las partes, la
resolución de conflictos previniendo el impacto negativo y el reconocimiento de los próximos
pasos.
Imagen No. 2
Ahora bien, para los Project managers referenciados posteriormente, los stakeholders son parte fundamental en los procesos de la comunicación, durante su planificación, gestión y/o control, tal es el ejemplo de Lorena Casal (2006) quién hace alusión al éxito del proyecto a partir de la identificación tanto de los stakeholders (personas u organizaciones) como de la documentación, a través de la información, la participación y el impacto, posibilitando la mimetización del lenguaje, la identificación de canales, la actuación y el alineamiento en el pensamiento. Para Mary Ann, Crow PMP (2009), los stakeholders deben planear, ejecutar, monitorear y controlar la comunicación y por ende la información, manejando las expectativas a través de la gestión de la comunicación. Allí, es relevante el discernimiento de las necesidades contrapuestas, evitando el conflicto a través de la empatía, ubicándose en el lugar del otro y personalizándose de ese lugar, aceptando diversas posturas, evitando herir susceptibilidades, tomando decisiones entre todos los miembros del equipo, tratando tanto a clientes internos como externos, y a su vez, identificando a los interesados y los intereses, así como las expectativas y la influencia con el fin de definir el alcance (J. Davidson Frame, 2005).
Imagen No. 3
Los stakeholders pueden ser impactados tanto positiva como negativamente en los términos del proyecto, también pueden ganar o perder lo cual conlleva al éxito o al fracaso, poseen distintos niveles de autoridad afectando la influencia del proyecto y los entregables, además son afectados por el resultado del proyecto.
Para identificar a los stakeholders de acuerdo a la guía del PMBoK (2013), existen dos salidas en la
toma de decisiones correctas, teniendo en cuenta información actualizada, completa y de calidad:
Imagen No. 4
En el análisis de los stakeholders como anteriormente se había referenciado, es necesario definir el lugar dónde van a trabajar y las funciones que van a realizar.
Los stakeholders son individuos, grupos u organizaciones que aportan recursos, conocimientos y
una reacción tanto positiva como negativa del proyecto, identificando su papel ya sea como
patrocinador, equipo, competidor o consultor, a través de sus decisiones, recursos y experiencia
(José Andrés Ocaña, 2013). Es de suma importancia identificar el impacto, el interés y valorar la
influencia del éxito del proyecto, evitando conflictos de interés entre los stakeholders, tomando
decisiones de acuerdo al grado de implicación y estableciendo la estrategia para el objetivo con
unos indicadores de poder.
Para Fernando Hurtado (2011), es necesario identificar como grupo de personas a los clientes,
usuarios, patrocinadores, equipo de proyecto, público y organización ejecutante, quienes de manera
directa o indirecta, desarrollan e implementan el entorno del proyecto, en donde los stakeholders
tienen la percepción de éste, tanto objetiva como subjetiva. Los stakeholders participan en la
identificación y definición de los requisitos del alcance del proyecto, cubriendo las necesidades
(Sols Rodríguez Candela et al, 2013).
Posteriormente de la identificación de los stakeholders, es relevante diseñar unas estrategias de
comunicación, en donde esas estrategias sean consistentes, presentando diversas conclusiones y a
su vez un marco de referencia del proyecto. Las estrategias también deben ser viables, utilizando los
recursos disponibles y el tiempo determinado. Su efectividad logra los objetivos propuestos, ya sean
específicos, medibles, alcanzables, realistas o acordes al tiempo. La estrategia busca resolver los
diferentes problemas de la comunidad, presentando conclusiones, métodos, técnicas y medios de
comunicación.
En cuanto a estos medios comunicativos para la actual sociedad, las redes sociales y las
herramientas 2.0, están siendo un gran fenómeno social, que conlleva a la revolución de las nuevas
tecnologías de forma interna, externa o mixta, dando valor a los clientes, trabajadores y
participantes. La era digital tiene aspectos técnicos, metodológicos y de formas tanto sociales como
comportamentales (Caveller y otros, 2014). Las nuevas tecnologías ofrecen relaciones de poder a
través de distintos movimientos sociales.
Por lo anterior, la estrategia de la comunicación es esencial para las organizaciones complejas de
los proyectos simultáneos, asegurando un poder, una influencia y un interés en la identificación de
los involucrados y participantes en donde se genere, se distribuya, se almacene y se disponga de la
información del proyecto, realizando una conexión a su vez con los miembros y las ideas (Alfonso
Bucero, 2013). Para Joana Calaf et al (2012), la estrategia de la comunicación permite identificar
los requerimientos, abordar las necesidades y buscar un equilibrio entre las distintas restricciones
tales como el alcance, el calendario, el presupuesto y la calidad. Finalmente los antecedentes
culturales y organizacionales, los niveles de experiencia y las perspectivas e intereses, son aspectos
relevantes para la estrategia de la comunicación entre los stakeholders.
23/03/19
Bogotá, Colombia
Elaborado por Claudia P. Arias F.
Lic. en Lengua Castellana e Inglés, UAN,
Colombia
Magister en Dirección y Gestión de
proyectos, IMF/Universidad Camilo José Cela, España
Interventora y auditora de proyectos, POLITÉCNICO
de Colombia
(Patirke Franco)
livesandworlds@gmail.com
Bibliografía
- El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK®.: Wuttke T, Snijders P, Zandhuis. Van Haren
- Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos.: 5ª ed. (Guía del PMBOK®). Project Management Institute (PMI®)
- Gestión de proyectos. Elementos básicos a tener en cuenta como punto de partida para realizar eficazmente su proyecto.: Casal Otero, L. Ideas propias Editorial
- La nueva dirección de proyectos. herramientas para una era de cambios rápidos. : Davidson Frame J. Ediciones Granica S.A.
- Gestión de proyectos con mapas mentales. Volumen II.: Andrés Ocaña J. Club Universitario
- Gestión integral de proyectos.: Sols Rodríguez-Candela A, Fernández Fernández I, Romero Yacobi J. Universidad Pontífica Comillas
- La dirección de proyectos: una nueva visión.: Bucero Torres A. Ediciones Díaz de Santos
- Estrategias y gestión de la comunicación online y offline. : Cavaller V, Pedraza R, Codina Ll, Sánchez-Añón S.Editorial UOC
- Gestión con éxito de proyectos de transformación.: Joana Calaf JM, Gracia Escoriza R, García Ortín A. Profit Editorial
- Imagenes creadas por Claudia P. Arias F., Marzo de 2019, Bogotá, Colombia
21/2/19
8/2/19
7/2/19
CICLO DE COMPRAS Y SUS FASES
Todo proyecto cuenta con una planificación
de adquisiciones, dando relevancia a los proveedores (vendedores, suplidores,
contratistas, compañías externas), quienes con su experiencia facilitan los
productos, bienes y servicios que el proyecto requiere durante su ejecución.
Por lo anterior, según la guía
del PMBoK, los proveedores quienes forman parte del equipo del proyecto deben adjudicar
y gestionar determinadas adquisiciones, realizar propuestas y grupos de
procesos para la ejecución del proyecto, conectarse con los procesos de monitoreo
y control, proporcionar distintos componentes y lograr de esta manera un
desempeño y una aceptación del entregable. Horine (2010) menciona que, para que
exista una adecuada gestión de adquisiciones, debe existir una solida gestión
de proyectos, en donde exista una visión polifacética de los proveedores hacia los
entregables a través de una evaluación, selección, relación y control.
Ahora bien, en la gestión integral
de proyectos la relación entre el proveedor (vendedor) y el socio del negocio
(organizaciones externas) con la empresa, en la que se lleva a cabo el proyecto,
es de suma importancia para el comprador, teniendo en cuenta que a partir de
esta relación aparece el proceso de certificación, aportando altos grados de
experiencia y realizando actividades fundamentales para el proyecto tales como
instalación, personalización, capacitación y apoyo. Guerra et al (2007), hace hincapié
en el rol del vendedor y del comprador, en donde el vendedor es quien asemeja
el subcontrato a una compra, es decir, el subcontratista y el comprador (Project
manager) es el responsable del proyecto, el cual tiene la habilidad de
elaborar, comprender y gestionar los contratos de adquisición teniendo idea de
temas legales, contractuales y de negociación, Echeverria (2013).
Considerando lo anterior, las
actividades ejecutadas en la gestión integral de proyectos, más específicamente
en la gestión de adquisiciones, son organizadas de forma secuencial de acuerdo
con cada función, que es a lo que normalmente se le conoce como ciclo de
compras. En este ciclo las actividades son sometidas a una retroalimentación,
la cual es objeto de mejora, incluyendo entradas que dan lugar a salidas determinadas
por su valor, refiriéndose a un proceso en sí mismo, donde su carácter es único,
contando con un inicio y un final establecido, similar a la gestión por
procesos (Guerra et al, 2007 y Echeverria, 2013). No obstante Echeverria (2013), de acuerdo a
la quinta Edición de la guía del PMBoK, menciona cuatro procesos que se deben
diferenciar y que se encuentran dentro de la gestión del contrato, las cuales realizan
un control de cambios, desarrollando y administrando los contratos a través de
las organizaciones externas en donde el comprador adquiere los entregables del proyecto
y el vendedor que sería la organización ejecutora, administra las obligaciones
contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato,
tales como la planificación de la gestión de adquisiciones, el efectuar las
adquisiciones, el controlar las adquisiciones y el cerrar las adquisiciones.
Fases
del ciclo de compras
En la gestión integral de proyectos,
el ciclo de compras (mencionado en la parte superior), cuenta con diez fases,
entre ellas, se encuentra el plan de compras, la selección preliminar de
proveedores, la elaboración de documentos de compras, la invitación a ofertar, la adjudicación, la emisión del
pedido, el seguimiento y vigilancia (Expediting), la recepción,
el almacenamiento y por último la
aprobación y pago de la
factura del proveedor. A lo largo del ciclo de
compras se evidencia en cada fase la importancia y relevancia de los proveedores
en cada una de ellas y cómo cada una de éstas debe enlazarse con la anterior y
posterior, para cumplir con los entregables que requiere el proyecto.
La primera fase hace referencia
al
plan de compras, perteneciente al proceso de planificación y por ende
deudora del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). En esta fase se detallan las
necesidades del aprovisionamiento, incluyendo los diferentes elementos
adquiridos fuera de la organización. Allí se analiza y se evalúa la entrega de
los pedidos con sus respectivas fechas, estableciendo de esta manera un plazo
de aprovisionamiento del entregable (Lead Time) y ofreciendo a su vez un
programa de aprovisionamiento a la fase posterior (Procurement Schedule), es
decir, que, en esta fase, se definen los trabajos y se planifican las actividades
con unos tiempos determinados.
A partir de ahí, en el plan
de gestión de las adquisiciones, se realiza una selección preliminar para
los proveedores (vendedores, es decir, grupo de procesos de ejecución del
proyecto), considerándose ésta, como una salida en el ciclo de compras. En esa selección,
se
da apertura a las propuestas, es decir, se invita a ofertar. Allí los distintos
expertos se reúnen para hacer las revisiones adecuadas tanto del material como del
contenido en cada una de las actividades. La empresa a su vez analiza los
diversos planteamientos por parte de los proveedores, evaluando las estimaciones
allí ofrecidas, las propuestas más rentables para el proyecto, con
el fin de analizar los requisitos reglamentarios aplicables de las compras
especificadas. En ese sentido, los precios ofertados deben ser garantes y rentables
para la empresa y para el proyecto, contemplando el presupuesto planteado para
la ejecución de éste, tanto en el presente como en su futuro.
Cuando el proveedor
postulado cumple con los requisitos para la selección, se inicia la estipulación
de las condiciones del mercado en un documento, con el fin de realizar la adjudicación del contrato a favor de las determinadas
adquisiciones, elaborando así, los documentos de compras, es decir, los contratos, donde
se establecen las descripciones del producto, las totalidades de los
entregables con sus respectivas fechas, así mismo las legalidades, garantías y
penalizaciones en caso de incumplimiento. En este orden de ideas, se procede
posteriormente a la emisión del pedido, a través de elementos que se
adquieren fuera de la organización y dentro del programa, estableciendo de esta
manera un seguimiento y vigilancia (Expediting) durante el
ciclo de compras.
Finalmente, los proveedores
deben ofrecer garantías en la calidad del producto, fechas que estipulen el plazo
de entrega y requisitos ambientales para los entregables, con el fin de que el
comprador sienta satisfacción con éste, recalcando, la importancia de tener en
cuenta las condiciones de entrega, los derechos de propiedad y diversos
aspectos legales. Haciendo hincapié en que, el almacenamiento de los
productos, la aprobación y pago de la factura del proveedor, es
responsabilidad de la empresa y por ende del comprador (Project manager), quien
en ultimas, es el responsable del proyecto, Guerra et al (2007).
07/02/19
Bogotá, Colombia
Elaborado por Claudia P. Arias F.
Lic. en Lengua Castellana e Inglés, UAN,
Colombia
Magister en Dirección y Gestión de
proyectos, IMF/Universidad Camilo José Cela, España
Interventora y auditora de proyectos, POLITÉCNICO
de Colombia
(Patirke Franco)
livesandworlds@gmail.com
BIBLIOGRAFÍA
Ø Estrategias
avanzadas de compras y aprovisionamientos: Lean Buying y Outsourcing. :
Casanovas A. Barcelona. Profit Editorial
Ø Gestión
de compra, negociación y estrategias de aprovisionamiento.: Martínez E. 5ª ed.
Madrid Fundación Confemetal
Ø Gestión
de compras en la empresa.: Errasti A. Madrid Pirámide
Ø Gestión
integral de proyectos.: Guerra L, Coronel A, Martínez de Irujo L, Llorente
S.Madrid Confemetal
Ø Guía
de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK).: Project
Management Institute. 5ª ed. Project Management Institute
Ø La
logística en la empresa, fundamentos y tecnologías de la información y de la
comunicación.: Castán JM, Núñez A, Cabañero CF.Madrid Pirámide
Ø Liderazgo
en la función de compras.: Revista Gestión de Compras: la revista de los profesionales
de compras, aprovisionamientos y gestión de materiales. Rodríguez G.2011
Ø Manual
imprescindible de gestión de proyectos.: Horine GM. Edición revisada y
actualizada. Anaya
Ø Manual
para Project managers. Cómo gestionar proyectos con éxito.: Echeverría D. 2ª
ed. Wolters Kluwer España
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